IQ в квадрате: сибрус

В России очень любят собирать совещания и речь идет не только о работе. Мы готовы обсуждать цвет штор в школьных классах, отсутствие или наличие растений в подъезде, список продуктов для совместного пикника. И если на последние три примера мы тратим свое личное время, то рабочие встречи – это не только расход ценных минут, но и вполне реальных денег. Иногда просто потерянных, если совещание перерастает в многочасовое обсуждение и «воду». Как проводить собрания, чтобы они приносили пользу и не становились большой статьей затрат в бюджете?

У любого эффективного совещания есть несколько признаков:
- цель
- структура
- организатор
- временные рамки
- оптимальное количество участников
- конкретный результат

Цель

Определяющим фактором для эффективного совещания является наличие правильной цели. «Обсудить текущую ситуацию» - это не цель, а способ коллективно потратить время впустую и не достичь результата. «Решить, какую акцию запустить для повышения продаж в рознице» - цель, имеющая вес.

Структура и организатор

Организатор выступает в роли капитана. Его обязанности - четко обозначить направление, структуру совещания и контролировать, чтобы никто не сбивался с курса. Он дает право слова выступающим и прерывает дискуссию, если она идет в неверное русло.

Зачастую 3-5 пунктов в сценарии совещания бывает достаточно. План может выглядеть следующим образом:

Цель: Решить, какую акцию запустить для повышения продаж в рознице

Организатор: Семен

Длительность: 30 минут

План:
- Обозначить проблему (Семен)
- Сформулировать несколько вариантов решения (Нина, Андрей, Василий)
- Выбрать лучшую версию (Нина, Андрей, Василий)
- Назначить ответственных за реализацию (Семен)

Временные рамки и оптимальное количество участников.

В отношении совещания стоит запомнить простое правило «Больше – не значит лучше». Как показала практика, эффективность совещания снижается по мере увеличения количества участников и времени, которое на него тратят. Собрание длительностью более получаса, на котором присутствует больше 5 человек становится сложно контролируемым – есть вероятность просто потратить время. При этом, стоит помнить, что тратится время не только на само совещание, но и на подготовку к нему.

Конкретный результат

Правильно поставленная цель приводит к результату. Если совещание закончилось на фразе «надо сделать» без обозначения ответственных сотрудников и конкретных сроков, можно считать, что собрание закончилось ничем. Организатор должен финализировать данные и обозначить конкретный план действий. Это может быть протокол или внесение данных в календарь тех, кому предстоит заниматься вопросом.

Пример конкретного результата:

«Принято решение провести акцию «2+1 – при покупке двух аксессуаров, третий в подарок». Василий просчитает стоимость рекламной кампании и к 16:00 среды предоставит смету. После утверждения сметы, Семен подпишет приказ и направит его в отдел розничной торговли, а Андрей обеспечит старт кампании и коммуникации с отделом продаж».

Время – деньги.

Проводить эффективные совещания непросто, а иногда еще и дорого, ведь зачастую на собрания сотрудники приезжают из других офисов (если не регионов), а значит тратят драгоценное время и на дорогу.

Представим, что руководитель с оплатой труда в 150 000 рублей в месяц еженедельно собирает совещания, которые длятся по часу. На собрании обычно присутствуют 9 человек руководящего состава с зарплатой 100 000 рублей. Учитывая, что в месяце 20 рабочих дней и 8-ми часовой рабочий день, то один час руководителя стоит 937,5 рубля, а каждого из подчиненных 625 рублей.

Предположим, что до места собрания руководитель идет 15 минут, а остальные тратят два часа на дорогу туда-обратно. В этом случае траты автоматически увеличиваются: 937,5х1,5+((625х9)х3)=18281,25 – и это, без учета начислений на заработную плату или варианта, если собрание затянулось. Получается, что еженедельные совещания обойдутся компании в 950 625 рублей, а это почти миллион за беседы.

Да, безусловно, личный контакт во время диалога — это прекрасно, но не всегда необходимо. Те предприятия, которые считают свои финансы и предпочитают эффективно расходовать средства, начинают использовать аудио и видеоконференции.

Собрать совещание в несколько кликов, не тратить время на логистику, зафиксировать весь ход собрания и поставить задачи? Легко. Разработчики корпоративного ПО предлагают компаниям весь необходимый комплект инструментов для оперативных и, что важно, продуктивных коммуникаций.

Например, в корпоративной платформе «СИБРУС» есть опция, которая позволяет не только собирать совещания и назначать время для аудио и видеоконференцсвязи, но и ставить задачи, контролировать прогресс выполнения поручений. Так же в «комплекте» у данного софта: органайзер для планирования рабочего времени, менеджер задач для назначения подчиненным списков дел и отслеживания статуса их выполнения, заметки — блокнот для записей, который под рукой на всех устройствах и многое другое. Из дополнительных плюсов – синхронизация документов и сообщений между всеми настольными и мобильным устройствами пользователей, а это значит, что важная информация всегда будет под рукой.

Говорят, что все познается в сравнении. Стоимость одной лицензии «СИБРУС» на пользователя в год начинается от 4900 рублей. Получается, что при использовании «СИБРУС» совещание, описанное ранее, обошлось бы компании в 49 000 рублей. Согласитесь, что это куда меньше чем миллион…

Источник: http://1istochnik.ru/news/39004

Наверняка те, кто работает в сфере торговли сталкивались с кражами, причем как со стороны покупателей, так и собственных сотрудников. У украденного свитера или коробки плитки есть номинальная стоимость, но как оценить нематериальные ценности, которые тоже могут похитить? Причем урон от утечки информации, относящейся к коммерческой тайне, может быть намного серьезней. Что такое коммерческая тайна компании и чем чревато ее разглашение? Кто может украсть внутреннюю информацию и как этого не допустить? Ответы на эти вопросы и практические советы вы найдете в данном материале.

Что такое коммерческая тайна?
Единого определения коммерческой тайны нет. Чаще всего к ней относятся клиентские базы, финансовые документы компании, технологии производства, условия грядущих тендеров и сделок, новые разработки и инновационные решения, отчетные документы и многое другое.

По сути, коммерческая тайна – это данные, которые влияют на формирование прибыли предприятия, его благосостояние и, даже, репутацию. В случае, если внутренняя информация попадет за пределы компании, бизнесу может быть причинен значительный материальный ущерб. И это не только потеря прибыли, но и возможных рынков сбыта, клиентов и партнеров.

Допустим, конкурирующая компания холдинга получила сведения о планах по расширению бизнеса в регионах с адресами и данными о перспективных площадках. В этом случае она первой может выйти на рынок и занять нишу. Если конкуренты получат базу данных с информацией о клиентах и партнерах, то у них будет возможность делать более выгодные предложения и создавать оптимальные условия для дальнейшего сотрудничества. Для компании, чья информация была похищена, подобная история может закончиться не только потерей прибыли и ущербом для репутации, но и полным уходом с рынка.
Чтобы ваша компания не лишилась конкурентного преимущества, активно росла и развивалась, укрепляя свои позиции на рынке, необходимо охранять внутрикорпоративные данные от чужих глаз и не допускать утечек.

Кто может «увести» конфиденциальную информацию?

Сегодня большая часть бизнес-процессов происходит в цифровом формате. Договора, отчеты, информация по сделкам, стратегия развития компании и даже коммуникации между сотрудниками «обитают» в электронном пространстве. Даже если инфраструктура компании имеет мощную систему защиты, все равно остаются лазейки, через которые данные могут «утечь». Не зря говорят, что если есть замОк, то можно найти и ключ.

И если сейчас забыть о киберпреступниках, которые смогут «вскрыть» систему и похитить данные, всегда остаются сотрудники компании, которые были, есть и будут самым слабым звеном в области защиты данных. Доступ к секретам фирмы есть и у начальников отдела продаж, маркетинга, технического блока, и у сотрудников финансового департамента, и даже у тех, кто с ними не работает - секретарей, помощников руководителей, сотрудников ИТ-отделов.

Поэтому куда проще найти «крота» внутри компании и предложить ему вознаграждение, чем искать тех, кто проникнет в систему извне. Возможность подзаработать и мнимое чувство безнаказанности зачастую приводит к тому, что персонал предприятия «сливает» данные, относящиеся к коммерческой тайне. При этом мало кто из них понимает серьезность совершаемого поступка: они не считают хищение интеллектуальной собственности настоящей кражей и, более того, уверены в том, что их не поймают.


Как защитить секреты фирмы?

Чтобы коммерческая тайна оставалась тайной, необходимо регулярно проводить комплексную работу по обеспечению ее безопасности: стоит применять современные технологии и обучать персонал.

Стоит внести в бюджет строку «Информационная безопасность». Современные технологии, индивидуальные решения и грамотные ИТ-специалисты помогут укрепить защиту коммерческой тайны не только от атаки извне, но и от действий сотрудников внутри компании. Внедрение ПО, заточенного под нужды бизнеса, единые стандарты защищенных коммуникаций и четко прописанные правила для персонала, имеющего доступ к конфиденциальной информации, помогут если не предотвратить, то минимизировать последствия возможной «утечки».

И если с технической стороной вопроса все более ли менее понятно, то обучение сотрудников основам информационной безопасности является достаточно сложным и кропотливым процессом. До персонала необходимо донести не только важность сохранения конфиденциальной информации, но и обозначить возможные последствия, среди которых и обращение в правоохранительные органы с последующим разбирательством, и возмещение материального ущерба, и выплата штрафов компании, которая пострадала из-за разглашения коммерческой тайны.

Зачастую сотрудники наносят урон компании даже не по злому умыслу, а просто используя неверный канал бизнес-коммуникаций. Например, передают коммерческие данные через массовые почтовые сервисы или мессенджеры. В случае взлома публичного сервиса, кражи или банальной потери устройства, компания может оказаться в ситуации, когда придется надеяться на надежность пароля на гаджете (если он есть) или на то, что ее секреты никому не нужны. Чтобы не играть с судьбой, а контролировать ситуацию даже в экстренных случаях, стоит выбирать правильные инструменты. Так, российские разработчики защищенного мессенджера «СИБРУС» оснастили свой софт дополнительными элементами защиты, включая дистанционную блокировку и удаление данных. При этом администратор системы может отслеживать активность пользователей, например, видеть с каких устройств происходит вход в систему, под каким логином и в какое время.

Чтобы не проигрывать конкурентам, не терять клиентов и партнеров из-за того, что важная информация попала не в те руки, стоит уделить внимание заботе о сохранении коммерческой тайны и начать прямо сейчас. Совершенствование информационной безопасности и эффективная кадровая политика станут гарантом сохранности секретов фирмы.

Источник: http://dailymoneyexpert.ru/mneniya/2017/08/08/kommercheskaya-tajna-spasti-i-soxranit-19694.html