Экономика

В России очень любят собирать совещания и речь идет не только о работе. Мы готовы обсуждать цвет штор в школьных классах, отсутствие или наличие растений в подъезде, список продуктов для совместного пикника. И если на последние три примера мы тратим свое личное время, то рабочие встречи – это не только расход ценных минут, но и вполне реальных денег. Иногда просто потерянных, если совещание перерастает в многочасовое обсуждение и «воду». Как проводить собрания, чтобы они приносили пользу и не становились большой статьей затрат в бюджете?

У любого эффективного совещания есть несколько признаков:
- цель
- структура
- организатор
- временные рамки
- оптимальное количество участников
- конкретный результат

Цель

Определяющим фактором для эффективного совещания является наличие правильной цели. «Обсудить текущую ситуацию» - это не цель, а способ коллективно потратить время впустую и не достичь результата. «Решить, какую акцию запустить для повышения продаж в рознице» - цель, имеющая вес.

Структура и организатор

Организатор выступает в роли капитана. Его обязанности - четко обозначить направление, структуру совещания и контролировать, чтобы никто не сбивался с курса. Он дает право слова выступающим и прерывает дискуссию, если она идет в неверное русло.

Зачастую 3-5 пунктов в сценарии совещания бывает достаточно. План может выглядеть следующим образом:

Цель: Решить, какую акцию запустить для повышения продаж в рознице

Организатор: Семен

Длительность: 30 минут

План:
- Обозначить проблему (Семен)
- Сформулировать несколько вариантов решения (Нина, Андрей, Василий)
- Выбрать лучшую версию (Нина, Андрей, Василий)
- Назначить ответственных за реализацию (Семен)

Временные рамки и оптимальное количество участников.

В отношении совещания стоит запомнить простое правило «Больше – не значит лучше». Как показала практика, эффективность совещания снижается по мере увеличения количества участников и времени, которое на него тратят. Собрание длительностью более получаса, на котором присутствует больше 5 человек становится сложно контролируемым – есть вероятность просто потратить время. При этом, стоит помнить, что тратится время не только на само совещание, но и на подготовку к нему.

Конкретный результат

Правильно поставленная цель приводит к результату. Если совещание закончилось на фразе «надо сделать» без обозначения ответственных сотрудников и конкретных сроков, можно считать, что собрание закончилось ничем. Организатор должен финализировать данные и обозначить конкретный план действий. Это может быть протокол или внесение данных в календарь тех, кому предстоит заниматься вопросом.

Пример конкретного результата:

«Принято решение провести акцию «2+1 – при покупке двух аксессуаров, третий в подарок». Василий просчитает стоимость рекламной кампании и к 16:00 среды предоставит смету. После утверждения сметы, Семен подпишет приказ и направит его в отдел розничной торговли, а Андрей обеспечит старт кампании и коммуникации с отделом продаж».

Время – деньги.

Проводить эффективные совещания непросто, а иногда еще и дорого, ведь зачастую на собрания сотрудники приезжают из других офисов (если не регионов), а значит тратят драгоценное время и на дорогу.

Представим, что руководитель с оплатой труда в 150 000 рублей в месяц еженедельно собирает совещания, которые длятся по часу. На собрании обычно присутствуют 9 человек руководящего состава с зарплатой 100 000 рублей. Учитывая, что в месяце 20 рабочих дней и 8-ми часовой рабочий день, то один час руководителя стоит 937,5 рубля, а каждого из подчиненных 625 рублей.

Предположим, что до места собрания руководитель идет 15 минут, а остальные тратят два часа на дорогу туда-обратно. В этом случае траты автоматически увеличиваются: 937,5х1,5+((625х9)х3)=18281,25 – и это, без учета начислений на заработную плату или варианта, если собрание затянулось. Получается, что еженедельные совещания обойдутся компании в 950 625 рублей, а это почти миллион за беседы.

Да, безусловно, личный контакт во время диалога — это прекрасно, но не всегда необходимо. Те предприятия, которые считают свои финансы и предпочитают эффективно расходовать средства, начинают использовать аудио и видеоконференции.

Собрать совещание в несколько кликов, не тратить время на логистику, зафиксировать весь ход собрания и поставить задачи? Легко. Разработчики корпоративного ПО предлагают компаниям весь необходимый комплект инструментов для оперативных и, что важно, продуктивных коммуникаций.

Например, в корпоративной платформе «СИБРУС» есть опция, которая позволяет не только собирать совещания и назначать время для аудио и видеоконференцсвязи, но и ставить задачи, контролировать прогресс выполнения поручений. Так же в «комплекте» у данного софта: органайзер для планирования рабочего времени, менеджер задач для назначения подчиненным списков дел и отслеживания статуса их выполнения, заметки — блокнот для записей, который под рукой на всех устройствах и многое другое. Из дополнительных плюсов – синхронизация документов и сообщений между всеми настольными и мобильным устройствами пользователей, а это значит, что важная информация всегда будет под рукой.

Говорят, что все познается в сравнении. Стоимость одной лицензии «СИБРУС» на пользователя в год начинается от 4900 рублей. Получается, что при использовании «СИБРУС» совещание, описанное ранее, обошлось бы компании в 49 000 рублей. Согласитесь, что это куда меньше чем миллион…

Источник: http://1istochnik.ru/news/39004