Интересно

Для сотрудников многих компаний рабочий день, зачастую, начинается с захода в мессенджер. И это не случайно. Мессенджер основательно закрепился как один из основных инструментов для рабочих коммуникаций. Те, кто не присутствуют в общем чате, не только выпадают из корпоративной жизни, но и пропускают множество полезной и рабочей информации. Как правильно использовать мессенджеры для работы, но не превратить их в «свалку»?

По полочкам
Если в вашей команде 5-7 человек, то одного общего чата будет более чем достаточно. В тех компаниях, где количество сотрудников перешло за отметку 10-ти человек, пора задуматься о разделении чатов – это, как минимум, поможет избежать превращения обсуждения рабочих задач в настоящий хаос.

Следующая схема является наиболее оптимальной: один общий чат, куда можно скидывать информацию, важную для всех и множество маленьких, которые объединяют сотрудников департаментов, отделов или рабочих групп. Работаете с коллегами над проектом - сделайте отдельный чат и не отвлекайте остальных сотрудников.

Чаты внутри отделов могут делиться не только по функциям, но и по интересам. Например, маркетологи могут скидывать в общий чат ссылки на удачные рекламные кампании или проекты конкурентов по рынку, сотрудники-поклонники ЗОЖ могут обсуждать планы на совместные тренировки или делиться адресами новых заведений с полезной едой.

Мессенджер мессенджеру рознь
Выбор мессенджера должен зависеть от формата коммуникаций. Если вы используете оперативный обмен данными по рабочим вопросам, вам понадобится мессенджер в корпоративной оболочке – с большим набором инструментов и максимальной защитой. Хочется обмениваться с коллегами фотографиями котиков, характеристиками новых автомобилей и экспериментами из области молекулярной кухни – поставьте себе WhatsApp, только обязательно отключите звук, чтобы не дергаться от каждого уведомления и не отвлекаться от работы – котики никуда не денутся.

Важно уточнять
Чтобы ни вам ни вашим коллегам не пришлось каждые пять минут проверять мессенджер, боясь пропустить важную информацию или постановку задачи среди 300 новых сообщений, приучите себя выбирать конкретных адресатов. Для вас это несколько секунд, пара кликов мышкой или нажатий на экране гаджета, а для кого-то сэкономленное рабочее время.

Вопросы по работе – в рабочее время
До наступления эры мессенджеров рабочие вопросы в нерабочее время решались только в каких-то крайних случаях. Сейчас наши офисные дискуссии всегда с нами – в нашем смартфоне или на планшете. Главное, чему стоит научиться – отключаться от работы в нерабочее время и ставить свой чат с коллегами на беззвучный режим. Это, как минимум, сбережет душевное спокойствие сотрудников и позволит тем, кто не одержим трудовым процессом 24/7, отдохнуть после восьмичасового рабочего дня.

Деловой стиль
Став участником рабочего чата стоит помнить, что главное слово в данном словосочетании это «рабочего», поэтому стоит найти определенный баланс между строгим и неофициальным общением. Да, смайлик в конце какого-то сообщения не навредит, но постить селфи или фотографии домашних питомцев не рекомендуется. Правилами хорошего тона в общении внутри корпоративного чата считаются соблюдение правил пунктуации и орфографии, отсутствие перехода на личности и лаконичная подача информации. Если вам хочется высказать свое недовольство или, наоборот, развернуто рассказать о событии – откройте дополнительный чат с отдельными участниками.

Закрепить информацию
Чат является коммуникацией на высоких скоростях, поэтому среди тысячи сообщений может с легкостью затеряться принятое решение, а сотрудник, который должен был взяться за поставленную задачу, попросту его не увидит. Чтобы такого не случилось – дублируйте информацию в рабочую почту или ставьте напоминание в календарь с указанием ответственных исполнителей.

Безопасность превыше всего
При общении в корпоративном чате не стоит забывать об определенных правилах безопасности. Какой-бы крепостью он вам не казался, почти всегда найдутся лазейки, через которые важные данные могут просто «утечь» и оказаться не в тех руках. Чтобы не потерять контроль над внутренней информацией используйте безопасные мессенджеры, которые позволяют оперативно модерировать настройки для каждого пользователя и дистанционно удалять информацию с устройств. Если у вас возникает вопрос зачем такие меры, приведем пример.

Департамент финансистов планирует бюджет на следующий год. Обсуждаются инвестиции в развитие инфраструктуры, оплата аренды, зарплаты работников и все те другие пункты, которые необходимо учесть. Сотрудники обмениваются важной информацией, которая уж точно не должна попасть в чужие руки. Документ готов. Бюджет согласован. Спустя месяц, один из сотрудников теряет смартфон, на котором хранится вся рабочая переписка. Ваши действия?

А если речь идет о налоговой отчетности? Паролях к внутренним ресурсам? О разработках нового продукта? О поставках? Ценовой политике и стратегии развития? Конфиденциальных данных ваших клиентов? Вы правда готовы понадеяться на то, что смартфон никогда не потеряется или доверить конфиденциальную информацию паролю на гаджете?

Бизнес-мессенджеры, «заточенные» под корпоративный формат, обладают специальными возможностями, которые помогают уберечь внутреннюю информацию в любой ситуации. Например, у корпоративной платформы «СИБРУС», помимо обширного комплекта инструментов для бизнес-коммуникаций, есть целый набор механизмов защиты. Помимо стойкого шифрования и обеспечения безопасности информации при передаче по сети, хранении на устройствах, а также на самом сервере, у корпоративного мессенджера есть, так называемые экстренные механизмы защиты, которые позволяют дистанционно закрывать подключения, блокировать пользователей и удалять данные с устройств для моментальной защиты. Поэтому в случае, если смартфон потеряется или его украдут, важные данные все равно останутся в безопасности.

В любом случае, выбор бизнес-мессенджера зависит от поставленных целей. Если вам нужно просто оперативное общение, и, при этом, не пугает возможность утечек или блокировок самого сервиса, устанавливайте любой на свой вкус. Если же вы понимаете ценность информации, представляете возможные потери в случае, если ваши данные попадут в чужие руки и не готовы пойти на риск, задумайтесь о мессенджерах с высоким уровнем безопасности. Их основная цель не предоставить вам большой набор смайликов, стикеров или GIF’ок, а защищать корпоративные данные любой ценой.

Поэтому выбор всегда за вами… милый «пудель» или «ротвеллер» в мире мессенджеров.

Источник: